Nowa ustawa podpisana.
Nowelizacja podpisana 16 grudnia 2025 r. od 2026 r. zmieni zasady zabezpieczeń, informacji dla klientów i wykazu umów.
Udostępnij:
Nowe przepisy dla organizatorów turystyki od 2026 roku
16 grudnia 2025 została podpisana nowelizacja przepisów dotyczących imprez turystycznych i powiązanych usług turystycznych. Jej cel jest dość prosty: ułatwić organizatorom dostęp do zabezpieczeń na wypadek niewypłacalności oraz ujednolicić i „ucyfrowić” wymianę danych o umowach (żeby UFG i organy kontrolne widziały spójne informacje).
Dla biur podróży działających jako organizatorzy turystyki to nie jest „kosmetyka”. Zmiany dotyczą:
- gwarancji (możliwość łączenia kilku gwarancji zamiast jednej),
- obsługi roszczeń i wypłat przy kilku gwarancjach,
- obowiązków informacyjnych wobec podróżnych,
- wykazu umów – zakres danych, terminy aktualizacji i sposób prowadzenia (system UFG),
- ryzyk regulacyjnych (kiedy brak porządku w dokumentach może się skończyć naprawdę boleśnie),
- oraz wsparcia z Funduszu (poręczenia/depozyty) ułatwiającego uzyskanie gwarancji.
Kiedy co zaczyna obowiązywać?
Od 1 stycznia 2026
Wchodzi większość zmian (m.in. gwarancje „w paczce”, obsługa roszczeń, obowiązki informacyjne, część zmian funduszowych)
Od 1 lipca 2026
Startują przepisy dotyczące nowego sposobu prowadzenia wykazu umów (w systemie teleinformatycznym UFG lub przez przekazywanie danych do UFG) + nowe pola wykazu + powiązane konsekwencje za „niewypełnianie” tych obowiązków.
To rozróżnienie jest kluczowe: wiele biur ma odruch „od stycznia wszystko nowe”. Nie – wykaz umów w nowej formule wchodzi od lipca.
Zmiana 1:
Możesz mieć więcej niż jedną gwarancję
(i to może realnie pomóc)
Jak jest teraz (praktyka rynkowa)
W praktyce większość organizatorów stara się „dowieźć” jedno zabezpieczenie (gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa) na minimalną sumę gwarancyjną określoną w przepisach. Dla części firm jest to bariera: limit ubezpieczyciela, wymagania banku, kaucje, depozyty, zdolność kredytowa, itp.
Jak będzie od 1 stycznia 2026
Nowelizacja wprost dopuszcza, że zabezpieczenie w formie gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej może być zapewnione przez więcej niż jedną gwarancję – każda z nich może mieć sumę niższą niż minimalna, ale łączna suma musi spełniać minimum. Ważne: te zabezpieczenia mają obejmować ten sam okres, a jeden z podmiotów udzielających gwarancji musi być wskazany jako ten właściwy do przyjmowania zgłoszeń/obsługi roszczeń (w praktyce: „lider”).
Co to oznacza dla touroperatora?
- łatwiej „złożyć” wymaganą sumę z kilku mniejszych gwarancji,
- można dywersyfikować ryzyko i negocjować warunki,
- ale trzeba mieć porządek w dokumentach: kto jest liderem, jak podróżny ma zgłaszać roszczenie, jak idzie rozliczenie między gwarantami.
W Otiumo taki model da się „ujarzmić” systemowo: zamiast pilnować w Excelu i mailach, można mieć w jednym miejscu:
- komplet gwarancji (z datami obowiązywania),
- wskazanie „lidera”,
- powiązanie gwarancji z konkretnymi imprezami/umowami,
- gotowe komunikaty/informacje do klienta o tym, gdzie zgłaszać roszczenia (bo to od 2026 ma być wyraźnie komunikowane).
Zmiana 2:
Nowy obowiązek informowania podróżnego
o gwarancjach (konkretniej niż dotychczas)
Jak jest teraz
Informacje o zabezpieczeniu są zwykle podawane w umowie/OWU, ale poziom szczegółowości bywa różny. Często klient „ma gdzieś numer gwarancji”, a biuro nie ma jednolitego standardu informacji: co dokładnie, w jakiej formie i jak jasno.
Jak będzie od 1 stycznia 2026
Organizator ma obowiązek przekazać podróżnemu informację o wszystkich gwarancjach obowiązujących w chwili zawierania umowy, w szczególności:
- jak dochodzić roszczeń z gwarancji w przypadkach niewypłacalności,
- i do jakiego podmiotu kierować roszczenie.
To szczególnie ważne przy kilku gwarancjach – ustawodawca „z góry” zakłada, że podróżny ma dostać prostą instrukcję: gdzie i jak zgłosić roszczenie.
Co to oznacza w praktyce?
Trzeba ustandaryzować:
- wzór informacji w umowie/załączniku,
- miejsce, w którym klient to zawsze dostaje (mail, panel klienta, PDF do pobrania),
- spójność danych (numery, nazwy, okresy, adresy/maile do zgłoszeń).
W Otiumo to da się zrobić „produkcyjnie”: system generuje umowę/załącznik informacyjny z aktualnymi danymi gwarancji przypisanymi do organizatora i danej imprezy – bez ryzyka, że ktoś wstawi stary numer albo nie tę firmę ubezpieczeniową.
Zmiana 3:
Jeśli masz kilka gwarancji, ustawa dopina „mechanikę” roszczeń i wypłat.
To jest obszar, który dla biur jest mało „marketingowy”, ale bardzo operacyjny.
Jak bywało dotąd
Przy kilku zabezpieczeniach w praktyce pojawia się chaos: kto weryfikuje roszczenie, kto wypłaca, kto rozlicza pozostałe podmioty udzielające gwarancji.
Jak będzie od 1 stycznia 2026
Ustawa wskazuje, że podmiot udzielający zabezpieczenia:
- weryfikuje zgłoszenie podróżnego i przekazuje informację o wyliczeniu kwoty lub odmowie (co do zasady w 30 dni; w skomplikowanych sytuacjach termin może się wydłużyć, ale nie dłużej niż do 90 dni),
- a w przypadku kilku gwarancji – tę rolę pełni podmiot wskazany jako „lider” (ten, o którym mowa w przepisach),
- a następnie przekazuje informację do pozostałych gwarantów i następuje rozliczenie proporcjonalnie do udziału w zabezpieczeniu (sens: żeby podróżny nie musiał „biegać” po kilku instytucjach).
Co to oznacza dla biura?
Nie tyle nowe czynności, co:
- większą potrzebę jasnych danych w umowach i materiałach dla klienta,
- większą potrzebę spójnej dokumentacji, bo przy niewypłacalności nikt nie będzie interpretował „co autor miał na myśli”.
Zmiana 4:
Wykaz umów – największa operacyjna
zmiana (od 1 lipca 2026)
To jest część, którą większość biur odczuje najmocniej, bo dotyka codziennych danych: rezerwacji, umów, zaliczek, transportu, kierunków.
Jak jest teraz
Wykaz umów jest wymagany, ale:
- bywa prowadzony w różnych formach (Excel, CRM, system rezerwacyjny),
- dane są niejednolite,
- aktualizacje bywają „na koniec miesiąca” albo „jak się przypomni”.
Jak będzie od 1 lipca 2026
Organizator będzie musiał prowadzić i aktualizować wykaz umów:
- w systemie teleinformatycznym UFG albo
- poza systemem, ale pod warunkiem terminowego przekazywania wykazu do UFG,
Nowy zakres danych w wykazie – co trzeba zbierać
Wykaz ma zawierać więcej i precyzyjniej opisane pola. Przykładowo (to nie jest „ładna lista”, to jest realna checklista danych):
- numer rezerwacji/umowy,
- przedmiot umowy,
- termin zawarcia umowy,
- termin imprezy/usługi,
- liczba podróżnych,
- łączna cena albo kwoty składowe, jeśli są w różnych walutach,
- kraj i miejscowość albo kraj i trasa wykonania umowy oraz zakres terytorialny działalności,
- rodzaj transportu (z akcentem na transport lotniczy w czarterze),
- kody lotnisk ICAO, jeśli jest przelot,
- terminy i wysokość faktycznie dokonanych przedpłat,
- termin i wysokość zwrotu wpłat, jeśli zwrot był,
- wskazanie, czy przed realizacją przyjmowane są przedpłaty.
To oznacza, że wykaz umów przestaje być „listą umów”, a staje się spójnym rejestrem operacyjno-finansowym.
Terminy, które będą pilnowane (i nie warto ich lekceważyć)
Jeśli prowadzisz wykaz poza systemem UFG, musisz go przekazać przez system do 14. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (według stanu na dzień przekazania).
Dodatkowo, dane wprowadzone do systemu UFG trzeba aktualizować nie później niż w terminie 14 dni od dokonania zmiany.
Wstawka Otiumo (tu to naprawdę ma sens)
Otiumo może odciążyć dokładnie to, co będzie najtrudniejsze:
- zebranie wszystkich wymaganych pól „przy okazji” pracy na rezerwacji (bez dopisywania ręcznie),
- walidacje (np. brak kraju/miejscowości, brak informacji o zaliczce, brak danych lotnisk),
- prowadzenie historii zmian (kiedy zmieniono termin, liczbę osób, dopłatę),
- a docelowo: przygotowanie danych tak, żeby przekaz do UFG był formalnie poprawny (bo od 2026 liczy się nie tylko „że masz”, ale „czy masz w wymaganej strukturze i aktualnie”).
Zmiana 5:
Ryzyko „regulacyjne” rośnie – wykaz umów
i deklaracje mogą Cię kosztować wpis do rejestru
I to jest fragment, którego wiele biur nie doczyta, bo brzmi „urzędowo”.
Jak jest teraz
W praktyce sankcje administracyjne kojarzą się głównie z brakiem zabezpieczenia, brakiem wpłat do funduszy, itp.
Jak będzie (i dlaczego to ważne)
W katalogu „rażących naruszeń” doprecyzowano m.in. sytuacje, gdy przedsiębiorca uchyla się mimo wezwania:
- od obowiązku należytego i terminowego składania deklaracji lub opłacania składek na TFG,
- oraz od obowiązku należytego prowadzenia/przekazywania/aktualizacji wykazu umów według nowych zasad (art. 7 i art. 9).
Konsekwencje? W procedurze administracyjnej marszałek może wydać decyzję o wykreśleniu z rejestru i zakazie wykonywania działalności (w określonych przypadkach, w tym przy rażących naruszeniach na wniosek UFG).
Nie chodzi o straszenie. Chodzi o to, że od lipca 2026:
- „nie mam czasu uzupełnić wykazu” przestaje być neutralne,
- a staje się elementem, który może uruchamiać formalną ścieżkę naprawczą.
Wstawka Otiumo
To jest dokładnie ten moment, gdzie system robi różnicę: automatyczne kompletowanie danych, przypomnienia o terminach, kontrola braków, log zmian. To nie jest „fajny feature” – to jest redukcja ryzyka.
Zmiana 6:
Fundusz Pomocowy i poręczenia – łatwiejsza droga do uzyskania gwarancji
Nowelizacja ma też komponent stricte „deregulacyjno-wspierający”.
1) Większy limit finansowania Funduszu Pomocowego z TFG
UFG może udzielać Funduszowi Pomocowemu zwrotnego finansowania ze środków TFG, a limit tego finansowania zwiększono z 5% do 30% środków zgromadzonych na TFG.
W uproszczeniu: ma to poprawić „wydolność” systemu wsparcia/zwrotów w sytuacjach kryzysowych.
2) Poręczenie, gdy bank/ubezpieczyciel wymaga kaucji/depozytu
Wprowadzono rozwiązanie, które może być kluczowe dla większych organizatorów: jeśli podmiot udzielający gwarancji wymaga zabezpieczenia (kaucja, depozyt, kolejna gwarancja), pojawia się mechanizm poręczenia udzielanego przez UFG – i co ważne: podmiot udzielający gwarancji nie może odmówić przyjęcia takiego poręczenia.
To poręczenie dotyczy sytuacji, gdzie wymóg posiadania zabezpieczenia finansowego jest nie niższy niż 250 000 euro i obejmuje okres gwarancji oraz 12 miesięcy po jej wygaśnięciu.
Są też kryteria (np. poprawne wypełnianie obowiązków wobec UFG i wymóg odpowiedniego stażu prowadzenia działalności).
Przykłady „jak jest teraz → jak będzie”
Przykład A:
zabezpieczenie finansowe
Teraz: musisz zdobyć jedną gwarancję na pełną minimalną sumę (albo kombinujesz pozaustawowo).
Od 1.01.2026: możesz mieć 2–3 gwarancje, a suma ma się zgadzać; wskazujesz „lidera” do roszczeń; klient ma dostać jasną informację, gdzie zgłaszać roszczenie.
Przykład B:
wykaz umów
Teraz: Excel/CRM, zakres danych bywa minimalny, aktualizacje „różnie”.
Od 1.07.2026: masz konkretne pola (w tym waluty, trasy, ICAO, realne przedpłaty), obowiązek aktualizacji i przekazania do UFG (albo prowadzenie bezpośrednio w systemie UFG).
Przykład C:
„bałagan w papierach”
Teraz: zwykle kończy się wezwaniem i nerwami.
Od 1.07.2026: uporczywe uchylanie się od wykazu/deklaracji może wchodzić w zakres „rażących naruszeń” (a to jest cięższy kaliber).
Co powinien zrobić touroperator już teraz (checklista wdrożeniowa na I połowę 2026)
- Zmapuj dane, które masz dziś w rezerwacji/umowie vs dane wymagane w wykazie od 1.07.2026.
- Najczęstsze braki: trasa/kraj+miejscowość, transport (czy czarter), kody lotnisk, przedpłaty „faktyczne”, waluty.
- Ustandaryzuj informację o zabezpieczeniu (załącznik do umowy / sekcja w umowie / panel klienta). Od 1.01.2026 musi być jasno: wszystkie gwarancje + gdzie zgłaszać roszczenia.
- Poustawiaj procesy terminowe:
- aktualizacja danych do 14 dni od zmiany (w systemie),
- przekaz wykazu do 14 dnia miesiąca (gdy poza systemem).
- Ułóż model gwarancji na 2026:
- czy zostajesz przy jednej,
- czy rozbijasz na kilka (bank + ubezpieczyciel, itd.),
- kto ma być „liderem” i jak to opisujesz.
- Zadbaj o „dowody” i historię zmian – bo przy kontroli liczy się nie tylko stan na dziś, ale też to, czy wykaz był aktualizowany.
Wstawka Otiumo
Jeśli pracujesz na Otiumo, to dokładnie w tych punktach system ma największą wartość: spójne dane w rezerwacji, automatyzacja dokumentów, porządek w gwarancjach i raportach, a finalnie – gotowość pod obowiązki wykazu umów od 1 lipca 2026 bez „ręcznego sprintu” na ostatnią chwilę.
Podsumowanie:
3 najważniejsze wnioski
- Od 1.01.2026 – łatwiej „poskładać” zabezpieczenie (kilka gwarancji), ale rośnie wymóg jasnej informacji dla klienta i porządku w roszczeniach.
- Od 1.07.2026 – wykaz umów staje się formalnie ciężkim obowiązkiem: system UFG, konkretne pola, aktualizacje i terminy.
- To jest zmiana, w której przewagę buduje nie „wiedza”, tylko wdrożenie procesów i narzędzi – bo większość ryzyk będzie wynikać z braków w danych i nieaktualnych rejestrów.