Dobre praktyki z Otiumo

Naszym celem jest wspieranie biur podróży w rzetelnym, prostym i zgodnym z prawem przygotowywaniu materiałów informacyjnych.

System Otiumo został stworzony tak, aby ułatwiać użytkownikowi spełnianie obowiązków informacyjnych – dbając automatycznie o wiele aspektów, które w innej sytuacji mogłyby zostać pominięte.

Poniżej prezentujemy zestaw rekomendowanych praktyk, które warto stosować przy każdej nowej imprezie turystycznej tworzonej w Otiumo.

1. Liczba noclegów

Zgodnie z art. 40 ustawy, klient powinien znać łączną liczbę noclegów. Informacja ta powinna pojawić się:

– w tytule zakwaterowania, np. „3 noclegi w hotelu X”,

– lub w jego opisie, jeśli noclegi odbywają się w różnych miejscach (np. w imprezach objazdowych).

Liczba noclegów

2. Lokalizacja zakwaterowania

Zawsze należy wskazać miejscowość noclegu. 
Jeśli obiekt nie jest jeszcze znany, dopuszczalne jest podanie lokalizacji ogólnej, np. „Zakwaterowanie 
w okolicach Paryża”.

W przypadku objazdów można zastosować zapis:
„Hotele zgodne z trasą podróży, w standardzie 3/4”*

Lokalizacja zakwaterowania

3. Liczba świadczeń

Informacja o liczbie śniadań, obiadokolacji lub innych świadczeń zawartych w cenie powinna być jasno podana, np. „7 śniadań, 7 obiadokolacji (napoje dodatkowo płatne)”.

Liczba świadczeń

4. Program podróży i transfery

W programie należy jasno wskazać, które transfery są wliczone w cenę, a które nie.
 
Przykład: „Transfer lotniskowy w cenie. 
Możliwość zakupu transferu dodatkowego – 150 zł/os.”

Program podróży i transfery

5. Informacje o dostępności i charakterze imprezy

Zgodnie z prawem, organizator ma obowiązek poinformować, czy impreza jest dostosowana do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami. Wg dyrektywy UE, są to osoby z ograniczoną mobilnością, takie jak osoby niepełnosprawne sensu stricto, osoby z trudnościami sensorycznymi (np. niewidome, niesłyszące), osoby starsze, kobiety w ciąży oraz inne 
osoby wymagające szczególnej opieki.

Przykładowa formuła do zamieszczenia przy opisie wyjazdu:

„Impreza może obejmować przemieszczanie się pieszo, 
obecność w zatłoczonych miejscach, 
ekspozycję na hałas i światła. 

Impreza nie jest w pełni dostosowana do potrzeb osób z ograniczeniami fizycznymi, sensorycznymi lub poznawczymi. 
W razie pytań zachęcamy do kontaktu z organizatorem.”

Informacje o dostępności i charakterze imprezy

6. Termin możliwego odwołania imprezy

Zgodnie z ustawą, klient powinien wiedzieć, kiedy najpóźniej zostanie poinformowany o ewentualnym odwołaniu z powodu zbyt małej liczby uczestników:


20 dni przed imprezą >6 dni
7 dni przed imprezą 2–6 dni
48h przed imprezą <2 dni

Termin możliwego odwołania imprezy

7. Rezygnacja z imprezy przez klienta

Podróżny ma prawo zrezygnować z imprezy 
w dowolnym momencie przed jej rozpoczęciem (art. 47). Organizator może jednak naliczyć opłatę:

– musi być ona określona w umowie lub możliwa do wyliczenia,
– musi być proporcjonalna do rzeczywiście poniesionych kosztów.

Rezygnacja z imprezy przez klienta

8. Zmiana osoby uczestniczącej

Klient może przekazać swoją rezerwację innej osobie, bez zgody organizatora, pod warunkiem:


– poinformowania biura na trwałym nośniku, 
nie później niż 7 dni przed wyjazdem,
– pokrycia ewentualnych kosztów tej zmiany 
(organizator musi je uzasadnić),
– klient i nowa osoba odpowiadają solidarnie za płatność (art. 43).

Zmiana osoby uczestniczącej

9. Zmiana ceny do 8%

Cena może zostać zmieniona po podpisaniu umowy tylko jeśli:


– wynika to z przyczyn określonych w ustawie (koszty paliwa, podatki, kursy walut),
– zmiana jest uzasadniona i udokumentowana,
– klient zostanie poinformowany pisemnie (np. e-mailem),
– zmiana nie przekracza 8% – nie wymaga podpisania aneksu.

Zmiana ceny do 8%

10. Dokumenty podróży i wymogi wizowe

W opisie należy podać, jaki dokument tożsamości jest wymagany (np. paszport, dowód osobisty), a także, czy konieczna jest wiza lub e-visa (np. ESTA, eVisa).

Warto dodać:
„Wszystkie formalności wizowe są realizowane przez organizatora. Uczestnik może być poproszony o dodatkowe dane osobowe potrzebne do wniosku.”

Dokumenty podróży i wymogi wizowe

11. Oświadczenie o zabezpieczeniu finansowym

Zgodnie z art. 42 ust. 8 ustawy, klient powinien otrzymać pisemne potwierdzenie:

– posiadania zabezpieczeń finansowych przez organizatora,
– oraz odprowadzania składek na TFG/TFP,
– wraz z informacją, jak ubiegać się o środki w razie niewypłacalności.

Oświadczenie o zabezpieczeniu finansowym