Nowe przepisy
od 2026 roku

Nowe przepisy dla organizatorów turystyki od 2026 roku

Od 2026 roku organizatorów turystyki czekają ważne zmiany w przepisach dotyczących imprez turystycznych i powiązanych usług turystycznych. Nowelizacja została podpisana 16 grudnia 2025 roku i ma ułatwić firmom dostęp do zabezpieczeń na wypadek niewypłacalności oraz uporządkować wymianę danych o umowach w systemie UFG.  

Dla biur podróży działających jako organizatorzy turystyki nie jest to wyłącznie formalna zmiana. Nowe przepisy wpływają na sposób pracy z gwarancjami, dokumentami, danymi o umowach, obowiązkami informacyjnymi wobec podróżnych oraz kontrolą poprawności informacji przekazywanych do systemu.

Najważniejsze zmiany dotyczą między innymi możliwości korzystania z kilku gwarancji zamiast jednej, nowych zasad obsługi roszczeń przy wielu zabezpieczeniach, obowiązku prowadzenia wykazu umów oraz większej przejrzystości informacji przekazywanych klientom. Część przepisów weszła w życie od 1 stycznia 2026 roku, natomiast obowiązek prowadzenia i aktualizowania wykazu umów w systemie UFG ma obowiązywać od 1 lipca 2026 roku.  

Kiedy nowe przepisy zaczynają obowiązywać?

Zmiany dla organizatorów turystyki wchodzą w życie etapami, dlatego warto rozróżnić dwa najważniejsze terminy: 1 stycznia 2026 roku i 1 lipca 2026 roku.

Od 1 stycznia 2026 roku zaczyna obowiązywać większość zmian, w tym nowe zasady dotyczące gwarancji, obsługi roszczeń, obowiązków informacyjnych wobec podróżnych oraz części rozwiązań związanych z funduszami i zabezpieczeniami finansowymi organizatorów turystyki.

Od 1 lipca 2026 roku startują przepisy dotyczące nowego sposobu prowadzenia wykazu umów. Chodzi o prowadzenie danych w systemie teleinformatycznym UFG albo przekazywanie danych do UFG, nowe pola w wykazie umów oraz konsekwencje związane z niewypełnianiem tych obowiązków.

To rozróżnienie jest ważne, bo wiele biur podróży może założyć, że wszystkie obowiązki zmieniają się od stycznia. W praktyce część zmian faktycznie obowiązuje od początku 2026 roku, ale nowa formuła wykazu umów zaczyna działać dopiero od lipca.

Zmiana 1: więcej niż jedna gwarancja dla organizatora turystyki

Od 2026 roku organizatorzy turystyki zyskają większą elastyczność w zakresie zabezpieczeń finansowych. Zamiast opierać się wyłącznie na jednej gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, touroperator będzie mógł korzystać z kilku gwarancji, które łącznie spełniają wymaganą minimalną sumę zabezpieczenia. Zmiany mają wejść w życie od 1 stycznia 2026 roku.  

W praktyce może to ułatwić dostęp do zabezpieczeń tym organizatorom, dla których jedna duża gwarancja była barierą ze względu na limity ubezpieczyciela, wymagania banku, kaucje, depozyty albo zdolność kredytową. Kilka mniejszych gwarancji może pozwolić łatwiej złożyć wymaganą sumę i lepiej negocjować warunki.

Dla touroperatora oznacza to jednak również większą potrzebę porządku w dokumentach. Trzeba wiedzieć, które gwarancje obowiązują, jakie mają terminy, jaką sumę zabezpieczają, kto jest wskazany jako podmiot właściwy do przyjmowania zgłoszeń i jak informacja o zabezpieczeniu trafia do podróżnego.

W Otiumo taki proces można uporządkować systemowo: przechowywać informacje o gwarancjach, powiązać je z konkretnymi imprezami i umowami, wskazać właściwy podmiot do obsługi roszczeń oraz przygotować spójne informacje dla klientów. Dzięki temu zamiast pilnować gwarancji w Excelu, mailach i osobnych dokumentach, biuro może mieć jeden uporządkowany widok zabezpieczeń.

Zmiana 2: nowy obowiązek informowania podróżnego o gwarancjach

Od 1 stycznia 2026 roku organizator turystyki będzie musiał dokładniej informować podróżnego o zabezpieczeniach finansowych obowiązujących w chwili zawierania umowy. To ważna zmiana szczególnie wtedy, gdy biuro korzysta z więcej niż jednej gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej.

Do tej pory informacje o gwarancji często znajdowały się w umowie albo OWU, ale ich zakres i sposób prezentacji bywał różny. W praktyce klient mógł otrzymać numer gwarancji, nazwę ubezpieczyciela lub ogólny zapis, ale nie zawsze jasną instrukcję, co zrobić w przypadku niewypłacalności organizatora.

Nowe przepisy wymagają, aby podróżny otrzymał informację o wszystkich gwarancjach obowiązujących przy danej umowie, w tym o tym, jak dochodzić roszczeń i do jakiego podmiotu należy je kierować.

Dla biura podróży oznacza to konieczność uporządkowania danych o gwarancjach, wzorów umów, załączników informacyjnych i komunikacji z klientem. Szczególnie ważna będzie spójność informacji: numery gwarancji, nazwy podmiotów, okresy obowiązywania oraz dane kontaktowe do zgłaszania roszczeń.

W Otiumo taki proces można obsłużyć systemowo. Dane gwarancji mogą być powiązane z organizatorem, imprezą turystyczną i konkretną umową, a system może pomagać generować aktualne informacje dla klienta. Dzięki temu biuro ogranicza ryzyko, że w dokumencie pojawi się stary numer gwarancji, błędny podmiot albo nieaktualne dane.

Zmiana 3: jasne zasady obsługi roszczeń przy kilku gwarancjach

Przy kilku gwarancjach bankowych lub ubezpieczeniowych nowe przepisy porządkują sposób obsługi roszczeń podróżnych. To nie jest najbardziej sprzedażowy element zmian, ale dla organizatorów turystyki ma duże znaczenie operacyjne.

Dotychczas przy kilku zabezpieczeniach mogły pojawiać się wątpliwości: kto weryfikuje zgłoszenie podróżnego, kto odpowiada za wypłatę i jak rozliczają się między sobą podmioty udzielające gwarancji.

Od 1 stycznia 2026 roku ta mechanika ma być bardziej uporządkowana. W przypadku kilku gwarancji kluczową rolę pełni wskazany podmiot, który przyjmuje zgłoszenie, weryfikuje roszczenie i przekazuje informację o wyliczonej kwocie albo odmowie. Następnie informacja trafia do pozostałych gwarantów, a rozliczenie następuje proporcjonalnie do udziału w zabezpieczeniu.

Dla biura podróży oznacza to przede wszystkim większą potrzebę porządku w danych, umowach i materiałach przekazywanych klientom. Informacje o gwarancjach, podmiocie właściwym do zgłoszeń i sposobie dochodzenia roszczeń powinny być jasne, aktualne i spójne z dokumentami danej imprezy turystycznej.

Zmiana 4: wykaz umów jako największa zmiana operacyjna

Od 1 lipca 2026 roku organizatorów turystyki czeka jedna z najważniejszych zmian operacyjnych: nowy sposób prowadzenia i aktualizowania wykazu umów. To właśnie ten obszar biura podróży mogą odczuć najmocniej, bo dotyczy codziennych danych związanych z rezerwacjami, umowami, zaliczkami, kierunkami, transportem i zwrotami.

Do tej pory wykaz umów bywał prowadzony w różnych formach: w Excelu, CRM, systemie rezerwacyjnym albo wewnętrznych zestawieniach. Dane często nie były jednolite, a aktualizacje zdarzały się dopiero na koniec miesiąca lub wtedy, gdy ktoś o nich pamiętał.

Nowe przepisy zmieniają ten model. Organizator będzie musiał prowadzić i aktualizować wykaz umów w systemie teleinformatycznym UFG albo poza nim, ale pod warunkiem terminowego przekazywania danych do UFG.

Wykaz umów ma zawierać więcej szczegółowych informacji niż wcześniej. W praktyce oznacza to konieczność zbierania takich danych jak numer rezerwacji lub umowy, przedmiot umowy, termin zawarcia, termin wyjazdu, liczba podróżnych, cena, waluty, kraj, miejscowość lub trasa, rodzaj transportu, dane dotyczące przedpłat, zwrotów oraz informacja o tym, czy przed realizacją przyjmowane są zaliczki.

To oznacza, że wykaz umów przestaje być prostą listą dokumentów, a staje się pełnym rejestrem operacyjno-finansowym biura podróży.

Ważne będą także terminy. Jeśli wykaz jest prowadzony poza systemem UFG, trzeba będzie przekazywać go przez system do 14. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Dodatkowo dane wprowadzone do systemu UFG trzeba będzie aktualizować nie później niż w terminie 14 dni od dokonania zmiany.

W tym obszarze system ma szczególne znaczenie. Otiumo może pomóc zbierać wymagane dane już podczas pracy na rezerwacji, bez późniejszego dopisywania ich ręcznie. System może też wspierać walidację brakujących informacji, historię zmian oraz przygotowanie danych w sposób uporządkowany pod przyszłe przekazywanie do UFG.

Od 2026 roku ważne będzie nie tylko to, czy biuro ma wykaz umów, ale czy dane są aktualne, kompletne i prowadzone w wymaganej strukturze.

Zmiana 5: większe ryzyko przy błędach w wykazie umów i deklaracjach

Nowe przepisy zwiększają znaczenie porządku w danych, deklaracjach i wykazie umów. To fragment zmian, który może brzmieć urzędowo, ale dla organizatorów turystyki ma bardzo praktyczne konsekwencje.

Do tej pory ryzyko administracyjne najczęściej kojarzyło się z brakiem zabezpieczenia finansowego, problemami z gwarancją albo niewłaściwymi wpłatami do funduszy. Od 2026 roku większe znaczenie będą miały także obowiązki związane z terminowym prowadzeniem, przekazywaniem i aktualizowaniem wykazu umów.

W katalogu rażących naruszeń doprecyzowano sytuacje, w których przedsiębiorca, mimo wezwania, uchyla się od prawidłowego składania deklaracji, opłacania składek na TFG albo prowadzenia i aktualizowania wykazu umów zgodnie z nowymi zasadami.

W praktyce oznacza to, że brak aktualnych danych, opóźnienia w przekazaniu wykazu albo niekompletne informacje nie będą już tylko problemem organizacyjnym. Mogą uruchomić formalną procedurę administracyjną, a w określonych przypadkach prowadzić nawet do wykreślenia z rejestru i zakazu wykonywania działalności.

Nie chodzi o straszenie biur podróży, ale o pokazanie, że od lipca 2026 roku porządek w wykazie umów staje się elementem bezpieczeństwa regulacyjnego. „Nie mam czasu uzupełnić danych” przestaje być neutralne — zaczyna oznaczać realne ryzyko dla działalności organizatora turystyki.

W tym miejscu system ma bardzo praktyczne znaczenie. Otiumo może pomagać w kompletowaniu danych już na etapie rezerwacji, przypominać o terminach, wskazywać braki i przechowywać historię zmian. To nie jest tylko wygodna funkcja, ale sposób na ograniczenie ryzyka błędów, opóźnień i problemów przy kontroli.a ograniczyć ryzyko, że dane klientów trafią do osób, które nie powinny ich widzieć.

Zmiana 6: Fundusz Pomocowy i poręczenia przy uzyskaniu gwarancji

Nowelizacja wprowadza też rozwiązania, które mają ułatwić organizatorom turystyki dostęp do wymaganych zabezpieczeń finansowych. To ważne szczególnie dla firm, które mają problem z uzyskaniem gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej na odpowiednią kwotę.

Pierwsza zmiana dotyczy Funduszu Pomocowego. Zwiększono limit zwrotnego finansowania, którego UFG może udzielać Funduszowi Pomocowemu ze środków TFG — z 5% do 30% środków zgromadzonych na Turystycznym Funduszu Gwarancyjnym. W praktyce ma to zwiększyć możliwości wsparcia systemu w sytuacjach kryzysowych.

Druga zmiana dotyczy poręczeń. Jeśli bank lub ubezpieczyciel wymaga dodatkowego zabezpieczenia przy udzieleniu gwarancji, np. kaucji, depozytu albo innej gwarancji, możliwe będzie skorzystanie z poręczenia udzielanego przez UFG. Co istotne, podmiot udzielający gwarancji nie będzie mógł odmówić przyjęcia takiego poręczenia, jeśli spełnione są ustawowe warunki.

To rozwiązanie może być szczególnie ważne dla większych organizatorów turystyki, dla których wymagane zabezpieczenie finansowe jest wysokie. Mechanizm poręczenia ma pomagać w sytuacjach, gdy formalnie firma potrzebuje gwarancji, ale uzyskanie jej wiąże się z dużymi wymaganiami po stronie banku lub ubezpieczyciela.

W praktyce oznacza to większą elastyczność, ale również potrzebę porządku w danych i obowiązkach wobec UFG. Organizator, który chce korzystać z takich rozwiązań, musi mieć uporządkowane deklaracje, wykaz umów, składki i historię wywiązywania się z obowiązków.

Przykłady: jak jest teraz, a jak będzie po zmianach

Najłatwiej zrozumieć nowe przepisy dla organizatorów turystyki na konkretnych przykładach. Zmiany nie dotyczą wyłącznie formalności, ale codziennej pracy biura: gwarancji, wykazu umów, danych o rezerwacjach i porządku w dokumentach.

• Przykład A: zabezpieczenie finansowe

Teraz organizator turystyki najczęściej musi uzyskać jedną gwarancję bankową lub ubezpieczeniową na pełną wymaganą sumę. Dla części firm jest to bariera ze względu na limity, kaucje, depozyty albo warunki stawiane przez bank lub ubezpieczyciela.

Od 1 stycznia 2026 roku będzie można korzystać z kilku gwarancji, które łącznie spełniają wymaganą sumę zabezpieczenia. Trzeba będzie wskazać podmiot odpowiedzialny za przyjmowanie roszczeń, a podróżny powinien dostać jasną informację, gdzie i jak może zgłosić roszczenie.

• Przykład B: wykaz umów

Teraz wykaz umów często jest prowadzony w Excelu, CRM-ie albo systemie rezerwacyjnym, a zakres danych i częstotliwość aktualizacji bywają różne.

Od 1 lipca 2026 roku wykaz umów będzie wymagał bardziej szczegółowych danych, m.in. informacji o rezerwacji, terminach, liczbie podróżnych, cenach, walutach, trasach, transporcie, przedpłatach i zwrotach. Dojdzie też obowiązek aktualizacji danych i przekazywania ich do UFG albo prowadzenia wykazu bezpośrednio w systemie UFG.

• Przykład C: bałagan w dokumentach

Teraz nieporządek w dokumentach najczęściej oznacza dodatkowe wyjaśnienia, wezwania i stres przy kontroli.

Od 1 lipca 2026 roku uporczywe niewypełnianie obowiązków dotyczących wykazu umów, deklaracji albo aktualizacji danych może zostać potraktowane jako poważniejsze naruszenie. W praktyce oznacza to, że porządek w dokumentach, rezerwacjach i danych operacyjnych staje się nie tylko kwestią wygody, ale też ograniczenia ryzyka regulacyjnego.

Co powinien zrobić touroperator już teraz? Checklista na pierwszą połowę 2026

Pierwsza połowa 2026 roku to dobry moment, żeby przygotować biuro do nowych obowiązków bez działania na ostatnią chwilę. Najważniejsze jest uporządkowanie danych, dokumentów, gwarancji, wykazu umów i procesu aktualizacji informacji przekazywanych do UFG.

• Sprawdź swoje zabezpieczenia finansowe

Zweryfikuj aktualne gwarancje, ich sumy, terminy obowiązywania, podmioty udzielające zabezpieczenia oraz to, czy w przyszłości warto korzystać z kilku gwarancji zamiast jednej.

• Uporządkuj informacje dla podróżnych

Przygotuj jasny standard informowania klientów o gwarancjach: gdzie zgłaszać roszczenia, do jakiego podmiotu się kierować i jakie zabezpieczenia obowiązują przy danej umowie.

• Przejrzyj wykaz umów

Sprawdź, jakie dane dziś zbierasz przy rezerwacjach i umowach, a jakich będzie brakować po wejściu nowych zasad od 1 lipca 2026 roku.

• Uzupełnij brakujące pola w procesie rezerwacji

Zadbaj o dane dotyczące numerów umów, terminów, liczby podróżnych, cen, walut, tras, transportu, przedpłat, zwrotów i informacji wymaganych do wykazu.

• Ustal sposób aktualizacji danych

Określ, kto w zespole odpowiada za aktualizację wykazu umów, w jakich terminach i na jakiej podstawie. Nowe przepisy będą wymagały większej dyscypliny niż dotychczasowe arkusze prowadzone „na koniec miesiąca”.

• Przygotuj system do pracy z UFG

Sprawdź, czy dane z rezerwacji, umów i płatności można prowadzić w uporządkowany sposób oraz czy możliwe będzie ich przygotowanie do przekazania w wymaganej strukturze.

• Ogranicz pracę w Excelu

Jeśli wykaz umów, gwarancje, wpłaty i zwroty są prowadzone w osobnych plikach, to dobry moment, żeby przenieść proces do jednego systemu i ograniczyć ryzyko błędów.

• Zadbaj o historię zmian

Ważne będzie nie tylko to, jakie dane masz, ale też kiedy zostały zmienione. Historia zmian w rezerwacjach, płatnościach i danych umowy może ułatwić kontrolę oraz wyjaśnienia.

• Przeszkol zespół

Nowe obowiązki dotyczą nie tylko księgowości. W praktyce dane do wykazu będą powstawać już przy sprzedaży, obsłudze rezerwacji i komunikacji z klientem.

• Przetestuj proces przed lipcem 2026

Nie czekaj do momentu wejścia nowych zasad dla wykazu umów. Warto wcześniej sprawdzić, czy dane są kompletne, aktualne i możliwe do przygotowania bez ręcznego składania ich z wielu miejsc.

Podsumowanie

Nowe przepisy dla organizatorów turystyki od 2026 roku nie są tylko zmianą formalną. Największe znaczenie będą miały porządek w danych, aktualne dokumenty, poprawny wykaz umów i jasne informacje przekazywane podróżnym.

Od 1 stycznia 2026 roku łatwiej będzie zbudować wymagane zabezpieczenie finansowe, ponieważ organizator będzie mógł korzystać z kilku gwarancji. Jednocześnie wzrośnie znaczenie czytelnej informacji dla klienta: podróżny powinien wiedzieć, jakie gwarancje obowiązują i gdzie kierować ewentualne roszczenia.

Od 1 lipca 2026 roku wykaz umów stanie się jednym z najważniejszych obowiązków operacyjnych. Dane będą musiały być kompletne, aktualne i prowadzone zgodnie z wymaganiami UFG, a opóźnienia lub braki mogą oznaczać realne ryzyko regulacyjne.

W praktyce przewagę będą miały te biura, które nie tylko znają nowe przepisy, ale wdrożą procesy i narzędzia pozwalające utrzymać porządek w rezerwacjach, umowach, płatnościach, gwarancjach i historii zmian. To właśnie braki w danych i nieaktualne rejestry mogą stać się największym problemem po wejściu nowych obowiązków.