Wykaz umów TFG
od 1 lipca 2026 r.

Wykaz umów w Portalu TFG — podsumowanie najważniejszych informacji z prezentacji

Od 1 lipca 2026 r. przedsiębiorcy turystyczni będą musieli przekazywać dane z wykazu umów do systemu Od 1 lipca 2026 r. zmienią się zasady dotyczące sposobu prowadzenia i przekazywania wykazu umów przez przedsiębiorców turystycznych. Zgodnie z zaprezentowanymi informacjami, organizatorzy turystyki będą mogli prowadzić i aktualizować wykaz umów bezpośrednio w systemie teleinformatycznym UFG, czyli w Portalu TFG, albo poza tym systemem, pod warunkiem terminowego przekazywania danych do UFG.

Dla biur podróży oznacza to konieczność lepszego uporządkowania danych dotyczących umów, rezerwacji, terminów imprez, cen, walut, wpłat, zwrotów i późniejszych zmian. W praktyce nowy moduł w Portalu TFG ma stać się miejscem, w którym dane z wykazu będą mogły być rejestrowane, aktualizowane, korygowane i wysyłane do systemu.

Poniżej zebraliśmy najważniejsze informacje omówione podczas prezentacji.

Dwa sposoby prowadzenia wykazu umów

Przedsiębiorcy turystyczni będą mogli prowadzić wykaz umów na dwa sposoby.

Pierwszy sposób to prowadzenie wykazu bezpośrednio w systemie teleinformatycznym UFG, czyli w Portalu TFG. W takim wariancie przedsiębiorca będzie uzupełniał dane w nowym module dostępnym w portalu.

Drugi sposób to prowadzenie wykazu poza systemem, na przykład w zewnętrznym systemie rezerwacyjnym, własnym narzędziu, bazie danych albo innym rozwiązaniu. W tym przypadku konieczne będzie jednak terminowe przekazywanie wykazu umów do UFG.

To rozróżnienie jest bardzo ważne. Prowadzenie wykazu poza Portalem TFG nie oznacza, że dane nie muszą trafić do systemu. Oznacza jedynie, że codzienna praca na danych może odbywać się w innym narzędziu, ale finalnie informacje trzeba przekazać do TFG.

Termin przekazywania danych do TFG

Przedsiębiorcy prowadzący wykaz umów poza systemem będą zobowiązani do przekazywania wykazu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do 14. dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc kalendarzowy.

Dane mają być przekazywane według stanu aktualnego na dzień przekazania.

Oznacza to, że jeżeli biuro prowadzi wykaz w swoim systemie, dane dotyczące umów z danego miesiąca powinny trafić do TFG najpóźniej do 14. dnia kolejnego miesiąca.

Osobno trzeba pamiętać o aktualizacji danych już wprowadzonych do systemu. Jeżeli po przekazaniu danych nastąpi zmiana, przedsiębiorca powinien zaktualizować dane niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zmiany.

Jakie dane będą trafiać do wykazu umów?

W prezentacji wskazano zakres danych, które mają znaleźć się w wykazie umów. Są to informacje dotyczące samej umowy, jej przedmiotu, terminu, ceny, zakresu terytorialnego, transportu, wpłat i zwrotów.

Wykaz będzie obejmował m.in.:

• numer rezerwacji lub umowy,
• przedmiot umowy,
• termin zawarcia umowy,
• termin imprezy turystycznej lub wykonania usługi,
• liczbę podróżnych objętych umową,
• łączną cenę usług objętych umową,
• kwoty składające się na cenę, jeżeli są podane w różnych walutach,
• kraj i miejscowość albo kraj i trasę wykonania umowy,
• zakres terytorialny wykonywanej działalności,
• rodzaj środka transportu,
• kody lotnisk ICAO, jeżeli impreza lub usługa zawiera przelot,
• terminy i wysokość faktycznie dokonanych przedpłat,
• termin i wysokość zwrotu wpłat podróżnemu, jeśli zwrot został dokonany,
• informację, czy przed realizacją imprezy lub usługi są przyjmowane przedpłaty.

Dla biur podróży szczególnie istotne są dane dotyczące wpłat, zwrotów i zmian. To właśnie te elementy najczęściej zmieniają się już po zawarciu umowy i mogą wymagać późniejszej aktualizacji w systemie.

Brak danych identyfikujących podróżnych

Z prezentacji wynika, że dane z wykazu będą mogły być wykorzystywane do publikowania zbiorczych informacji, ale bez danych identyfikujących przedsiębiorców i podróżnych.

W praktyce wykaz umów nie jest więc miejscem do przekazywania pełnych danych osobowych uczestników wyjazdu. Kluczowe są dane dotyczące umowy, liczby podróżnych, terminu, ceny, płatności, trasy i rodzaju usługi.

To ważna informacja dla biur podróży, które mogą obawiać się, że nowy obowiązek będzie oznaczał przesyłanie skanów umów lub szczegółowych danych osobowych klientów. Zgodnie z prezentowanymi informacjami obowiązek dotyczy danych z wykazu, a nie przekazywania pełnych dokumentów umownych.

Co się stanie, jeśli wykaz nie będzie przekazywany?

UFG będzie monitorować realizację obowiązków związanych z prowadzeniem i przekazywaniem wykazu umów.

Jeżeli wykaz nie będzie przekazywany albo będzie przekazywany w sposób nienależyty, UFG wezwie przedsiębiorcę za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do wykonania obowiązku w terminie 14 dni.

Jeżeli przedsiębiorca mimo wezwania nie zrealizuje obowiązku, UFG będzie mogło wystąpić do właściwego marszałka województwa z wnioskiem o wydanie decyzji administracyjnej w sprawie wykreślenia z rejestru.

To pokazuje, że nowe obowiązki nie będą wyłącznie techniczną formalnością. Terminowość i poprawność przekazywania danych będzie miała realne znaczenie dla przedsiębiorców turystycznych.

Trzy sposoby zasilania wykazu umów

W prezentacji wskazano trzy sposoby zasilania wykazu umów danymi.

Pierwszym sposobem będzie uzupełnianie danych na interaktywnym formularzu w Portalu TFG. To rozwiązanie może być najprostsze dla mniejszych biur lub tych organizatorów, którzy mają niewielką liczbę umów.

Drugim sposobem będą pliki wsadowe w formacie CSV lub JSON. To rozwiązanie może być przydatne dla firm, które chcą przygotowywać dane poza Portalem TFG i przekazywać je okresowo w uporządkowanym pliku.

Trzecim sposobem będzie API w formacie JSON. To najbardziej zaawansowana metoda, przeznaczona dla systemów zewnętrznych, które będą mogły komunikować się z systemem TFG automatycznie.

Warto podkreślić, że każdy przedsiębiorca będzie mógł wybrać sposób najlepiej dopasowany do skali działalności i sposobu pracy. Dla jednego biura wystarczający może być formularz, dla innego wygodniejsze będą pliki, a dla większych organizatorów lub systemów rezerwacyjnych najważniejsza może okazać się integracja API.

Nowy moduł w Portalu TFG

W Portalu TFG pojawi się nowa zakładka „Wykaz umów”. W module będzie można dodawać nowe umowy, wyszukiwać wcześniej zarejestrowane umowy, przeglądać ich szczegóły, korygować dane, rozwiązywać umowy, usuwać błędnie wprowadzone pozycje oraz korzystać z rejestru zmian.

Formularz rejestracji umowy będzie obejmował kilka części. Najpierw przedsiębiorca wprowadzi dane podstawowe umowy, takie jak numer umowy lub rezerwacji, data zawarcia oraz przedmiot umowy. Następnie uzupełnione zostaną warianty podróży, informacje o terminach, zakresie terytorialnym, kraju realizacji, miejscowości lub trasie, transporcie i ewentualnych kodach lotnisk.

Kolejna część formularza będzie dotyczyła podsumowania umowy, czyli liczby podróżnych, łącznej ceny usług i waluty. Ostatnia część formularza będzie związana z wpłatami i zwrotami.

Warianty podróży w jednej umowie

W prezentacji pokazano, że dla jednej umowy będzie można dodać więcej niż jeden wariant podróży. Ma to znaczenie w sytuacjach, w których uczestnicy objęci jednym numerem umowy realizują wyjazd w różnych warunkach.

Różnice mogą dotyczyć na przykład terminu rozpoczęcia lub zakończenia imprezy, rodzaju środka transportu, zakresu terytorialnego, kraju realizacji, miejscowości lub trasy.

W systemie przewidziano limity techniczne. Dla jednej umowy będzie można dodać maksymalnie 50 wariantów. Dla jednego wariantu będzie można dodać maksymalnie 5 zakresów terytorialnych, 5 krajów realizacji, 5 miejscowości lub tras, 3 rodzaje środków transportu i 3 kody lotnisk.

Dla organizatorów wyjazdów objazdowych, grupowych lub wielowariantowych to szczególnie ważna część nowego modułu.

Wpłaty i zwroty w wykazie umów

Formularz będzie umożliwiał dodawanie wpłat i zwrotów. Przy wpłacie trzeba będzie wskazać datę, kwotę i walutę. Analogicznie przy zwrocie trzeba będzie wskazać datę zwrotu, kwotę i walutę.

Prezentacja wskazuje, że dla jednej umowy będzie można dodać maksymalnie 286 wpłat i 286 zwrotów.

To bardzo istotne w praktyce, zwłaszcza przy wyjazdach grupowych, koloniach, obozach, pielgrzymkach czy wyjazdach szkolnych, gdzie do jednej umowy może być przypisanych wiele płatności.

Warto już teraz sprawdzić, czy w biurze wpłaty są przypisywane do konkretnych umów lub rezerwacji w sposób jednoznaczny. Bez tego późniejsze przygotowanie danych do wykazu może być czasochłonne.

Korekta, zmiana, rozwiązanie i usunięcie umowy

Nowy moduł ma obsługiwać pełniejszy cykl życia umowy. Po zarejestrowaniu umowy będzie można wykonać na niej określone działania: skorygować ją, rozwiązać albo usunąć.

Korekta będzie miała dwa typy.

Pierwszy typ to błąd. Dotyczy sytuacji, w której wykaz zawiera błędne dane, na przykład nieprawidłowy termin zawarcia umowy.

Drugi typ to zmiana w umowie. Dotyczy sytuacji, w której po zawarciu umowy coś faktycznie się zmieniło, na przykład zwiększyła się lub zmniejszyła liczba podróżnych albo wpłynęła kolejna wpłata do danej umowy.

Rozwiązanie umowy będzie stosowane wtedy, gdy umowa została zawarta, ale później została rozwiązana. Usunięcie będzie dotyczyć sytuacji, gdy umowa została wprowadzona do systemu omyłkowo, na przykład z powodu błędu.

Rejestr zmian

W systemie przewidziano rejestr zmian. Będzie on pokazywał historię działań wykonanych na danej umowie.

W rejestrze zmian mają być widoczne m.in. data zmiany, data zmiany umowy, wersja, nazwa zmienionego pola, wartość przed zmianą i po zmianie, powód korekty oraz autor zmiany.

Dla biur podróży to ważny element kontroli. Przy większej liczbie pracowników, rezerwacji i zmian w umowach historia działań może pomóc w wyjaśnianiu pomyłek, kontroli procesu i utrzymaniu porządku w danych.

Pliki wsadowe CSV i JSON

Kolejną częścią prezentacji były pliki wsadowe CSV i JSON. System będzie akceptował pliki zgodne z określoną strukturą.

Format CSV ma obsługiwać wyłącznie umowy z jednym wariantem podróży. Format JSON ma obsługiwać maksymalnie 50 wariantów podróży.

Przed przyjęciem pliku system sprawdzi m.in. dopuszczalny format, maksymalną wielkość pliku i kodowanie UTF-8. Po przyjęciu pliku sprawdzana będzie jego struktura, maksymalna liczba umów, unikalność numerów umów, zgodność kodów danych ze słownikami, wymagany format danych oraz maksymalna liczba wpłat i zwrotów.

W przypadku pliku CSV maksymalna liczba umów w jednym pliku ma wynosić 5000. Maksymalny rozmiar pliku to 10 MB.

W Portalu TFG mają zostać udostępnione wzory plików wsadowych, plik z walidacjami oraz słowniki kodów danych.

Statusy plików i umów

System będzie obsługiwał różne statusy plików i umów.

Przed wysłaniem pliku umowy mogą mieć status poprawna albo błędna. Po przyjęciu pliku umowy mogą mieć status zawarta, rozwiązana albo usunięta.

Pliki wsadowe mogą mieć m.in. status: wymaga uzupełnienia, gotowy do wysłania, wysłany, przyjęty, błąd przetwarzania, nieprzyjęty lub w trakcie przetwarzania.

To oznacza, że proces przekazywania pliku nie będzie polegał wyłącznie na jego załadowaniu. System będzie weryfikował dane, wskazywał błędy i dopiero poprawne dane będą mogły zostać wysłane.ię do nowych obowiązków.

Pobieranie listy umów

W Portalu TFG przewidziano również możliwość pobierania listy umów. Zakres pobieranych danych nie będzie mógł przekraczać 12 miesięcy.

Eksport danych będzie dostępny w formacie XLSX. Plik może zawierać maksymalnie 1 000 000 pozycji i ma zawierać kompletne informacje o każdej umowie. Jedna umowa nie będzie dzielona pomiędzy różne pliki.

Dla raportów do 5000 rekordów dane będą generowane według stanu bieżącego, czyli na dzień wygenerowania raportu. Powyżej 5000 rekordów raport będzie generowany według stanu na dzień poprzedni.

Wprowadzono też limit maksymalnego rozmiaru wszystkich pobranych danych — 500 MB. Aby wygenerować nowe pliki po osiągnięciu limitu, trzeba będzie pobrać lub usunąć wcześniejsze pliki z listy.

Integracja API z systemem TFG

W prezentacji omówiono również integrację API. Systemy zewnętrzne będą mogły łączyć się z wybranymi usługami systemu TFG przy użyciu REST API.

Dostęp do usług sieciowych i środowisk aplikacyjnych UFG będzie odbywać się przez Internet, z wykorzystaniem protokołu TLS oraz certyfikatów cyfrowych wystawionych przez Centrum Certyfikacji UFG.

Dostęp do usług będzie wymagał stałego publicznego adresu IP lub podsieci. Konieczne będzie zgłoszenie adresacji do UFG.

Autoryzacja ma odbywać się w standardzie OAuth 2.0 na podstawie loginu i hasła konta technicznego dla przedsiębiorcy turystycznego.

Konto techniczne do API

Aby korzystać z integracji API, konieczne będzie uzyskanie dostępu dla konta technicznego.

Procedura ma obejmować złożenie wniosku o dostęp i uprawnienia dla konta technicznego. Wniosek będzie składany przez administratora przedsiębiorcy turystycznego za pośrednictwem konta w Portalu TFG albo przez korespondencję z kategorią „Wniosek o konto techniczne” opatrzoną podpisem elektronicznym.

Po stronie UFG nastąpi weryfikacja i akceptacja wniosku. Następnie zostanie utworzone konto techniczne, nadane uprawnienia oraz wygenerowany certyfikat. Imienny certyfikat ma być przesyłany na adres e-mail wskazany we wniosku, a hasło do certyfikatu za pośrednictwem SMS.

Formularz wniosku ma zostać udostępniony w Portalu TFG.

Walidacja danych przez API

W przypadku API przewidziano walidację synchroniczną i asynchroniczną.

Walidacja synchroniczna ma sprawdzać format i strukturę przesłanego pliku JSON. System będzie sprawdzał m.in., czy numery umów nie są aktualnie procesowane oraz czy nie zostały przesłane puste wartości.

Walidacja asynchroniczna będzie uruchamiana po przyjęciu pliku do dalszego przetwarzania. Błędy walidacji mają być widoczne po pobraniu statusu odpowiednią usługą GET.

Wymagania dla plików przesyłanych przez usługi sieciowe obejmują m.in. rozszerzenie .json, kodowanie UTF-8, nazwę pliku o długości maksymalnie 49 znaków, maksymalny rozmiar 10 MB oraz limit 1000 umów w jednym pliku.

Deklaracje w przyszłości

Jednym z ważniejszych elementów prezentacji była informacja o planach na przyszłość. Na podstawie danych z wykazu umów deklaracje mają zostać wypełnione automatycznie i udostępnione do akceptacji przedsiębiorcy.

To oznacza, że dane w wykazie mają mieć znaczenie nie tylko ewidencyjne. Docelowo mogą być podstawą do automatycznego przygotowywania deklaracji.

W praktyce tym bardziej istotna będzie jakość danych przekazywanych do TFG. Jeżeli dane o umowach, wpłatach, zwrotach, trasach, walutach i zmianach będą niepełne albo niespójne, może to utrudniać późniejsze wykorzystanie ich przy deklaracjach.

Co to oznacza dla biur podróży?

Zmiany w wykazie umów TFG to nie tylko nowa funkcja w portalu. To przede wszystkim konieczność uporządkowania danych i procesów w biurze.

Biura podróży powinny zwrócić szczególną uwagę na to, czy w swoich systemach lub arkuszach mają kompletne dane dotyczące rezerwacji, umów, terminów, liczby podróżnych, płatności, zwrotów, zmian, rezygnacji, walut i środków transportu.

Warto również sprawdzić, czy każda płatność jest jednoznacznie przypisana do konkretnej umowy lub rezerwacji. To może mieć duże znaczenie przy przygotowywaniu wykazu, zwłaszcza w przypadku wyjazdów grupowych.

Dla biur, które obsługują niewielką liczbę umów, wystarczający może być formularz w Portalu TFG. Przy większej liczbie rezerwacji, płatności i zmian dużo wygodniejsze mogą okazać się pliki wsadowe lub integracja API.

Jak Otiumo może pomóc?

Otiumo już dziś pomaga biurom podróży porządkować dane, które będą istotne przy obsłudze wykazu umów: rezerwacje, umowy, uczestników, terminy, płatności, dopłaty, zwroty, korekty i historię zmian.

Nie oznacza to, że finalna integracja z API UFG jest już uruchomiona. Do tego potrzebna jest oficjalna dokumentacja techniczna, słowniki, wymagane struktury danych i środowisko testowe udostępnione przez UFG.

Otiumo nie ma żadnego uprzywilejowanego dostępu do dokumentacji technicznej TFG. Czekamy na oficjalne materiały tak samo jak pozostali uczestnicy rynku.

Jesteśmy natomiast przygotowani systemowo i organizacyjnie, aby po publikacji dokumentacji jak najszybciej przeanalizować wymagania, dostosować strukturę danych, przygotować odpowiednie eksporty lub integrację i maksymalnie ograniczyć ręczną pracę po stronie biur podróży.

Największą wartością systemu jest to, że dane potrzebne do takich obowiązków nie są rozproszone po mailach, arkuszach i notatkach. Są uporządkowane w jednym miejscu i mogą zostać przygotowane do dalszej obsługi.

Podsumowanie

Prezentacja TFG pokazała, że od 1 lipca 2026 r. biura podróży będą mogły przekazywać wykaz umów na kilka sposobów: przez formularz w Portalu TFG, pliki wsadowe CSV/JSON albo API.

Najważniejsze dla przedsiębiorców będzie jednak nie samo wybranie metody przekazania danych, ale wcześniejsze przygotowanie tych danych w odpowiedni sposób.

Wykaz umów będzie wymagał informacji o umowie, terminach, cenach, walutach, liczbie podróżnych, kierunkach, transporcie, wpłatach, zwrotach i zmianach. To dane, które w wielu biurach już dziś są przetwarzane, ale nie zawsze w jednym miejscu i nie zawsze w uporządkowanej formie.

Dlatego warto potraktować nadchodzące zmiany jako dobry moment na uporządkowanie procesów w biurze podróży. Im lepiej dane są prowadzone dzisiaj, tym łatwiejsze będzie ich przekazywanie do TFG od 1 lipca 2026 r.