Wykaz umów TFG od 1 lipca

Wykaz umów TFG od 1 lipca 2026 r. Co zmieni się dla biur podróży?

Od 1 lipca 2026 r. przedsiębiorcy turystyczni będą musieli przekazywać dane z wykazu umów do systemu TFG. To jedna z ważniejszych zmian organizacyjnych dla biur podróży, organizatorów turystyki i podmiotów oferujących imprezy turystyczne oraz powiązane usługi turystyczne.

Warto od razu doprecyzować jedną rzecz: sam obowiązek prowadzenia wykazu umów nie jest nowy. Funkcjonuje już obecnie. Zmienia się natomiast sposób jego obsługi, ponieważ dane z wykazu będą musiały trafiać do systemu teleinformatycznego UFG/TFG.

Dla wielu biur podróży oznacza to konieczność uporządkowania danych o rezerwacjach, umowach, płatnościach, zwrotach, zmianach i rezygnacjach. Nie chodzi więc wyłącznie o „nową zakładkę w Portalu TFG”, ale o cały proces pracy z danymi, które do tej pory często były rozproszone pomiędzy arkuszami, dokumentami, przelewami, wiadomościami mailowymi i systemami rezerwacyjnymi.

Wykaz umów TFG — co właściwie się zmienia?

Od 1 lipca 2026 r. przedsiębiorca turystyczny będzie mógł prowadzić wykaz umów na dwa sposoby.

Pierwszy wariant to prowadzenie wykazu bezpośrednio w Portalu TFG. W takim przypadku organizator będzie uzupełniał dane ręcznie w formularzu udostępnionym w systemie.

Drugi wariant to prowadzenie wykazu poza systemem TFG, na przykład w systemie rezerwacyjnym, arkuszu kalkulacyjnym, bazie danych albo innym narzędziu. W takim przypadku dane nadal trzeba będzie przekazywać do TFG — za pomocą pliku wsadowego CSV/JSON albo przez API.

To ważne rozróżnienie. Prowadzenie wykazu „poza systemem” nie oznacza, że dane zostają wyłącznie u organizatora. Oznacza jedynie, że codzienna praca może odbywać się w innym narzędziu, ale finalnie wymagane dane muszą zostać przekazane do systemu TFG.

Do kiedy trzeba przekazywać dane do TFG?

Jeżeli wykaz umów będzie prowadzony poza systemem TFG, dane za poprzedni miesiąc trzeba będzie przekazać do 14. dnia kolejnego miesiąca. Dane mają być przekazywane według stanu aktualnego na dzień przekazania.

Przykład: umowy zawarte w lipcu 2026 r. powinny zostać przekazane do systemu TFG najpóźniej do 14 sierpnia 2026 r.

Jeżeli natomiast wykaz będzie prowadzony bezpośrednio w Portalu TFG, dane powinny być wprowadzane na bieżąco. Podczas spotkania informacyjnego zwrócono jednak uwagę, że ustawa nie precyzuje dokładnie, co oznacza „na bieżąco”. W praktyce kluczowy pozostaje termin, aby dane za poprzedni miesiąc znalazły się w systemie do 14. dnia kolejnego miesiąca.

Osobno trzeba pamiętać o zmianach w danych już przekazanych do systemu. Jeżeli umowa została już wprowadzona do TFG, a później nastąpiła zmiana, należy ją zaktualizować w ciągu 14 dni od wystąpienia tej zmiany.

Jakie umowy trzeba będzie przekazywać?

Nowy obowiązek dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r.

To bardzo ważne doprecyzowanie dla biur podróży. Jeżeli umowa została zawarta przed 1 lipca 2026 r., nie trzeba jej przekazywać do nowego modułu wykazu umów w systemie TFG. Nie zmienia tego fakt, że wyjazd odbędzie się po 1 lipca, wpłata nastąpi po 1 lipca albo klient zrezygnuje już po tej dacie.

Liczy się data zawarcia umowy.

Jeżeli więc umowa została zawarta w czerwcu 2026 r., a wyjazd odbędzie się w sierpniu 2026 r., taka umowa nie podlega nowemu obowiązkowi przekazania do systemu TFG. Jeżeli jednak umowa zostanie zawarta 5 lipca 2026 r., powinna zostać ujęta w wykazie przekazywanym do systemu.cja API.ypisana do odpowiedniej umowy i uwzględniona w dalszej obsłudze.

Jakie dane znajdą się w wykazie umów?

Wykaz umów ma obejmować dane określone w przepisach. W praktyce będą to m.in. informacje o numerze rezerwacji lub umowy, przedmiocie umowy, dacie zawarcia umowy, terminie imprezy turystycznej, liczbie podróżnych, łącznej cenie usług, kierunku lub trasie, zakresie terytorialnym, środku transportu, lotniskach, wpłatach i zwrotach.

Warto zwrócić uwagę, że wykaz nie ma obejmować danych identyfikujących podróżnych. Nie chodzi więc o przekazywanie imion, nazwisk, numerów dokumentów czy skanów umów. Obowiązek dotyczy danych z wykazu, a nie przesyłania samych dokumentów podpisanych z klientami.

Dla biur podróży oznacza to jednak konieczność bardzo dokładnego uporządkowania danych operacyjnych. Szczególnie ważne będą: data zawarcia umowy, liczba podróżnych, cena, waluta, wpłaty, zwroty, zmiany w rezerwacji oraz status umowy.

Czy deklaracje TFG/TFP nadal będą obowiązkowe?

Tak. Przekazywanie wykazu umów do systemu TFG nie znosi na ten moment obowiązku składania deklaracji TFG/TFP.

Podczas spotkania potwierdzono, że terminy składania deklaracji pozostają bez zmian. Automatyczne przygotowywanie deklaracji na podstawie danych z wykazu jest planowane jako kolejny etap rozwoju systemu, ale nie oznacza to, że od 1 lipca 2026 r. deklaracje przestaną obowiązywać.

W praktyce oznacza to, że biura podróży będą musiały pamiętać o dwóch obszarach: przekazywaniu danych z wykazu umów oraz dalszym składaniu deklaracji TFG/TFP.

Jeżeli w danym miesiącu nie było sprzedaży i nie zawarto żadnych umów, nie będzie czego wpisywać do wykazu. Nie zmienia to jednak obowiązku złożenia deklaracji zerowej, jeśli taki obowiązek dotyczy danego przedsiębiorcy.

Wpłaty, zaliczki i dopłaty — jeden z najważniejszych tematów

Jednym z najbardziej praktycznych tematów są wpłaty. W wykazie powinny znajdować się faktycznie dokonane przedpłaty wraz z terminami i kwotami.

Dotyczy to zarówno przelewów, jak i wpłat gotówkowych. Jeżeli klient wpłaci zaliczkę, dopłatę lub kolejną część ceny, taka informacja powinna zostać powiązana z daną umową.

Przykład: umowa została zawarta 10 lipca. Pierwsza wpłata nastąpiła 15 lipca, a druga 20 sierpnia. Umowę należy wykazać raz, a późniejszą wpłatę dopisać jako zmianę dotyczącą tej samej umowy.

Nie należy ponownie wykazywać całej umowy jako nowej tylko dlatego, że pojawiła się kolejna wpłata. System ma umożliwiać aktualizację danych dotyczących wpłat.

To szczególnie ważne przy wyjazdach grupowych, obozach, koloniach, pielgrzymkach czy wyjazdach szkolnych. W takich przypadkach jedna umowa może być powiązana z wieloma pojedynczymi płatnościami. Ręczne pilnowanie każdej wpłaty, daty, kwoty i późniejszej korekty może stać się dużym obciążeniem administracyjnym.czy dokumentów uczestników.owane, dostępne i gotowe do dalszej obsługi.

Czy można sumować wpłaty?

To pytanie pojawiało się bardzo często. Z informacji przekazanych podczas spotkania wynika, że w wykazie powinny znajdować się wszystkie wpłaty wraz z terminami ich wniesienia.

Nie potwierdzono jednoznacznie możliwości miesięcznego sumowania wpłat do jednej pozycji. Najbezpieczniejsze podejście polega więc na prowadzeniu ewidencji w taki sposób, aby można było wskazać datę i kwotę każdej faktycznie dokonanej przedpłaty.

Dla organizatorów obsługujących większe grupy to jeden z najważniejszych powodów, dla których warto wcześniej uporządkować proces obsługi płatności.

Korekty, zmiany, rezygnacje i zwroty

Nowy moduł wykazu umów ma obsługiwać cykl życia umowy. Oznacza to, że będzie można przekazać informację nie tylko o zawarciu nowej umowy, ale również o jej zmianie, korekcie, rozwiązaniu albo usunięciu, jeśli została wprowadzona omyłkowo.

W praktyce istotne będą dwa rodzaje korekt.

Pierwszy typ to korekta błędu, czyli sytuacja, w której w wykazie znalazła się nieprawidłowa dana, na przykład błędna data zawarcia umowy.

Drugi typ to zmiana w umowie. Dotyczy ona sytuacji, gdy po zawarciu umowy faktycznie coś się zmieniło: wzrosła lub zmniejszyła się liczba podróżnych, pojawiła się kolejna wpłata, dokonano zwrotu, zmieniła się cena albo zakres świadczeń.

Dla biur podróży oznacza to konieczność zachowania historii zmian i logicznego powiązania zdarzeń z konkretną umową.

Pliki CSV i JSON — dla kogo będzie to dobre rozwiązanie?

Jednym ze sposobów przekazywania danych do TFG będą pliki wsadowe CSV lub JSON.

CSV może być przydatny dla prostszych przypadków i umów z jednym wariantem podróży. JSON będzie bardziej elastyczny, ponieważ ma obsługiwać bardziej rozbudowane struktury, w tym umowy z wieloma wariantami podróży.

Pliki będą musiały być przygotowane zgodnie z określoną strukturą. System będzie sprawdzał m.in. format pliku, kodowanie, wielkość, zgodność ze słownikami, unikalność numerów umów oraz poprawność wymaganych danych.

Ważne jest też to, że plików nie będzie można wgrywać narastająco jako kolejnych „nowych” danych zawierających te same umowy. System nie dopuści ponownego wprowadzenia tej samej umowy jako nowej. Korekty i zmiany będą musiały być przekazywane jako odpowiedni typ zasilenia.

Dla biur, które nie będą korzystać z API, pliki wsadowe mogą być rozwiązaniem pośrednim pomiędzy ręcznym uzupełnianiem formularza a pełną integracją systemową.

API TFG — co wiadomo na ten moment?

Trzecią metodą przekazywania danych będzie API. To rozwiązanie jest szczególnie istotne dla biur podróży, które korzystają z systemów rezerwacyjnych i chcą ograniczyć ręczne przepisywanie danych.

API ma być oparte o usługi REST. Do komunikacji wymagane będą m.in. konto techniczne, certyfikat cyfrowy UFG, autoryzacja, stały publiczny adres IP lub podsieć oraz odpowiednie uprawnienia.

Konto techniczne ma być powiązane z konkretnym przedsiębiorcą turystycznym. Nie będzie jednego uniwersalnego konta technicznego dla wielu biur. Jeżeli zewnętrzny dostawca systemu będzie działał w imieniu wielu przedsiębiorców, dla każdego przedsiębiorcy potrzebny będzie oddzielny dostęp techniczny.

To oznacza, że integracja API będzie wymagała przygotowania nie tylko po stronie dostawcy systemu, ale również po stronie konkretnego organizatora turystyki.

Czy Otiumo ma już dokumentację API UFG?

Nie. UFG/TFG nie udostępniło nam wcześniej żadnej dokumentacji technicznej i nie mamy żadnego uprzywilejowanego dostępu do informacji.

Czekamy na oficjalną dokumentację tak samo jak pozostali uczestnicy rynku.

To ważne, ponieważ finalnej integracji z API UFG nie da się uczciwie uruchomić bez oficjalnej dokumentacji technicznej, struktury danych, słowników, środowiska testowego i wymagań integracyjnych.

Pisząc, że Otiumo jest gotowe na nowe obowiązki, mamy na myśli gotowość systemową i organizacyjną po naszej stronie. Otiumo już dziś gromadzi i porządkuje wiele kluczowych danych, które będą potrzebne do obsługi takich procesów: rezerwacje, umowy, uczestników, terminy, płatności, dopłaty, korekty i historię zmian.

Nie twierdzimy, że finalna integracja z API UFG jest już uruchomiona. Bez oficjalnej dokumentacji technicznej byłoby to niemożliwe i nieuczciwe.

Jesteśmy natomiast przygotowani tak, aby po publikacji dokumentacji jak najszybciej dostosować system, wdrożyć wymagany format danych, przetestować integrację i udostępnić ją naszym klientom.

Krótko mówiąc: nie mamy „tajnej dokumentacji”. Mamy przygotowaną strukturę danych, zespół techniczny i plan wdrożenia, aby po stronie biur podróży maksymalnie ograniczyć ręczną pracę, gdy oficjalne wymagania techniczne zostaną opublikowane.

Jak Otiumo może pomóc biurom podróży?

Największym wyzwaniem po 1 lipca 2026 r. nie będzie samo wejście do Portalu TFG, ale przygotowanie poprawnych, kompletnych i aktualnych danych.

Biura podróży będą musiały wiedzieć, które umowy podlegają wykazaniu, kiedy zostały zawarte, jakie mają terminy, ilu obejmują podróżnych, jakie miały wpłaty, jakie zwroty, jakie zmiany i czy zostały rozwiązane.

To są dane, które w wielu biurach nadal są rozproszone: część w Excelu, część w mailach, część w przelewach, część w dokumentach, a część w notatkach pracowników.

Otiumo pomaga uporządkować ten proces, ponieważ dane dotyczące rezerwacji, uczestników, płatności, dokumentów i zmian znajdują się w jednym systemie. Dzięki temu biuro nie musi zaczynać przygotowań od zera.

W praktyce Otiumo może pomóc w kilku obszarach.

Po pierwsze, system porządkuje rezerwacje i umowy. Każda rezerwacja ma swoje dane, uczestników, terminy, statusy i historię.

Po drugie, Otiumo pozwala lepiej kontrolować płatności, dopłaty i zwroty. To szczególnie ważne przy nowych obowiązkach, ponieważ faktycznie dokonane przedpłaty i ich terminy są jednym z istotnych elementów wykazu.

Po trzecie, system ułatwia śledzenie zmian. W przypadku rezygnacji, zmiany liczby uczestników, zmiany ceny czy zwrotu ważne jest, aby dane nie ginęły i można było odtworzyć historię rezerwacji.

Po czwarte, Otiumo przygotowuje dane w sposób uporządkowany, co będzie kluczowe przy późniejszym dostosowaniu do oficjalnych formatów TFG.

Po piąte, po udostępnieniu dokumentacji technicznej UFG będziemy mogli pracować nad dopasowaniem eksportów, formatów danych i docelowo integracji API do wymagań systemu TFG.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej?

Nowe obowiązki zaczną obowiązywać od 1 lipca 2026 r., ale przygotowania warto rozpocząć wcześniej.

Powód jest prosty: jeżeli dane w biurze są nieuporządkowane, samo udostępnienie formularza, pliku CSV albo API nie rozwiąże problemu. System TFG będzie oczekiwał konkretnych danych w określonej strukturze. Jeżeli biuro nie gromadzi tych danych w sposób spójny, proces raportowania może stać się czasochłonny i podatny na błędy.

Warto już teraz sprawdzić, czy w biurze są prawidłowo prowadzone:

• numery rezerwacji i umów,
• daty zawarcia umów,
• terminy imprez turystycznych,
• liczba podróżnych,
• ceny i waluty,
• wpłaty i dopłaty,
• zwroty,
• rezygnacje,
• zmiany w rezerwacjach,
• zakres terytorialny,
• środki transportu,
• statusy umów.

Im wcześniej dane zostaną uporządkowane, tym łatwiej będzie dostosować się do nowych obowiązków.

Czego nie trzeba będzie przekazywać?

Podczas spotkania doprecyzowano również kilka praktycznych kwestii.

Nie trzeba przekazywać skanów ani kopii umów. Obowiązek dotyczy danych z wykazu, a nie dokumentów podpisanych z klientami.

Nie trzeba przekazywać umów zawartych przed 1 lipca 2026 r., nawet jeśli późniejsza wpłata, wyjazd lub rezygnacja nastąpią po tej dacie.

Nie trzeba raportować voucherów jako takich, ponieważ wykaz dotyczy umów o imprezy turystyczne i powiązane usługi turystyczne.

Nie zmieniają się również dotychczasowe wyłączenia, np. dla wycieczek jednodniowych trwających krócej niż 24 godziny i nieobejmujących noclegu.

Podsumowanie

Wykaz umów TFG od 1 lipca 2026 r. to nie tylko nowy obowiązek administracyjny. To przede wszystkim test tego, jak dobrze biuro podróży ma uporządkowane dane.

Jeżeli rezerwacje, płatności, zwroty, zmiany i historia umów są rozproszone, raportowanie do TFG może być uciążliwe. Jeżeli jednak biuro pracuje w systemie, który gromadzi te informacje w jednym miejscu, przygotowanie danych będzie znacznie prostsze.

Otiumo pomaga biurom podróży porządkować codzienną pracę: od rezerwacji, przez uczestników i płatności, po dokumenty i zmiany. Dzięki temu biura mogą lepiej przygotować się na nowe obowiązki związane z wykazem umów TFG.

Po publikacji oficjalnej dokumentacji technicznej UFG będziemy analizować wymagania i dostosowywać Otiumo tak, aby maksymalnie ograniczyć ręczną pracę po stronie organizatorów turystyki.